Hvem eier e-posten din

Stud.Jur 3/2007 E-post som sendes til en e-postkonto opprettet av arbeidsgiver skal nå anses som personlig e-post. Men departementets forslag overser studenter og elevers e-post, viser gjennomgang.
Dagens regler om arbeidsgiveres rett til innsyn i e-post og annen kommunikasjon er for utydelig, mener Fornyings- og administrasjonsdepartementet. De foreslår derfor å endre reglene for å tydeliggjøre forholdet. Høringen ble avsluttet februar, og endringene vil komme i løpet av våren.

Dagens regler
Dagens regler er langt fra tydelige, og kan finnes både i arbeidsmiljølovens kapittel 9 om styringsrett, og i personopplysningsloven §8 (f), som etter Rt. 2002 s 1500 også omfatter behandling av e-post. Etter disse reglene ser det ut til at det i dag er en vid mulighet for arbeidsgiveren å gå inn på e-postkasser knyttet til e-poster som er virksomhetsrelaterte, f.eks o.nordmann@selskapet.no dersom det er en klar interesseovervekt for innsyn versus personvernhensyn. Det er derimot klart at e-postkontoer som tilhører rent private adresser, for eksempel onordmann@hotmail.com, ikke kan åpnes etter andre regler enn de som følger av straffeprosessloven, det vil si at det må være som et ledd av en straffesaksetterforskning. Brudd på disse reglene kan også straffes etter straffelovens § 145 om brevbrudd og uberettiget adgang til data.

Forslaget
I det fremsatte forslaget ønskes det å rydde en del opp i lovverket, men legge hovedreglene inn i et nytt kapittel 9 i Personopplysningsforskriften og en hjemmelsbestemmelse i personopplysningsloven § 9, og en ny henvisning til disse reglene i arbeidsmiljøloven. Det begrunnes blant annet med at det på grunn av den raske utviklingen av kommunikasjonsformer kan være hensiktsmessig å la departementet kunne endre reglene, i stedet for å gå veien om den mer omstendige lovgivningsprosessen.

To alternativer
To hovedtyper av regelsett ble vurdert i høringsbrevet. Den første er at all post anses for å tilhøre arbeidsgiver, og at en bare kan unnta det som er personlig e-post. Den andre er at all e-post er privat, og det er unntaket fra dette som må begrunnes. Departementet valgte å foreslå den siste løsningen for å markere viktigheten av personvernet, blant annet for å tydeliggjøre beskyttelsen av privatlivet etter Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen, artikkel 8.

Hovedregelen
Hovedregelen finnes i forslaget til ny § 9-3, der det står at e-post anses som privat dersom den sendes til en e-post tilknyttet et navn, for eksempel ola.normann@bedriften.no. Dersom e-posten bare er tilknyttet en avdeling eller en funksjon i bedriften, for eksempel personalavdelingen@bedriften.no eller postmottak@bedriften.no, skal den derimot anses som bedriftens eiendom. Personlig e-post kan ikke åpnes av arbeidsgiver.

Unntak ved fravær og lovbrudd
Representanter for arbeidsgiversiden har hevdet at det vil føre til at det blir vanskeligere å hente frem e-poster som er nødvendige for selskapets drift, dersom arbeidstageren blir syk eller er fraværende av andre grunner. Departementet foreslår at det skal være adgang til å gå inn i e-post dersom arbeigstageren har vært fraværende i mer enn tre dager, eller arbeidstageren på tross av pålegg ikke har sørget for videresending, forslagets § 9-4 (1). Men det er likevel arbeidsgivernes ansvar å sørge for rutiner som gjør at en kan ta høyde for slike hendelser, for eksempel ved videresendingsfunksjoner i e-postsystemet, eller å gjøre adressen inaktiv, se § 9-4(2). For kontroll av hva som foregår på kontoret, for eksempel i forbindelse med mistanke om lekkasjer, mobbing eller straffbare forhold, er det også foreslått å innta regler som regulerer dette forholdet nærmere i § 9-5. Men her skal e-postinnehaveren om mulig ha rett til å uttale seg og være til stede ved gjennomsøkningen.

Kun virksomhetsrelatert
Dersom den ansatte ikke er til stede ved gjennomgangen, for eksempel på grunn av fravær, skal en tillitsvalgt eller verneombudet på jobben være til stede ved gjennomgangen. Det er ikke lov til å gå gjennom annet enn det som kalles virksomhetsrelatert e-post, det vil si e-post som etter definisjonen i § 9-2 er ”knyttet til gjennomføring av arbeidsoppgaver” i bedriften. De fleste av reglene kan fravikes i en egen bedriftsintern instruks for bruk av IT-utstyr, se forslag til § 9-8. Instruksen skal gjennomgås hvert år, og kan ikke bestemme at all e-post skal anses som virksomhetsrelatert.

Gjelder alle dataformer
Forslaget presiserer at reglene i forskriften også skal gjelde all annen overvåkning eller gjennomgang av elektronikk kommunikasjon og IT-utstyr, se § 9-3, annet ledd, annet punktum og 3. ledd. Å loggføre bruk av e-post og bane seg inn på datamapper er dermed også forbudt for arbeidstager, unntatt i de samme tilfellene som nevnt ovenfor ved e-postinnsyn.

Studenter omfattes
For elever og studenter som har fått e-post på lærestedet er forslaget ikke helt klart. Det sies i forslag til § 9-1 (3) om virkeområdet at reglene skal brukes ”så langt de passer”. Vårt eget universitet har ikke tatt opp problemstillingen, det har heller ikke Norsk Studentunion (NSU). Studentenes Landsforbund (StL), Universitetet i Tromsø og Kunnskapsdepartementet tar derimot opp problemstillingen. Sistnevnte mener det er behov for kontroll av hva som foregår, særlig når elevene er mindreårige. De foreslår derfor at e-post og lignende skal være skolens eiendom. I høyere utdanning foreslår Kunnskapsdepartementet derimot at ordningen skal være motsatt, e-posten skal være studentenes eiendom. Likevel er det ønskelig med en adgang til å kontrollere både elever og studenters kommunikasjon, særlig ved mistanke om fusk under eksamener. Departementet mener likevel at dette ikke er klart nok regulert i forslaget til forskriften, og ønsker en nærmere utredning, som de sier at de gjerne kan bidra med.
StL ønsker også en regelfesting av dette, men er enig i hovedprinsippene i forslaget.

Universitetet forbys innsyn
Går forslaget igjennom, vil hovedregelen altså være at e-post som sendes til student-e-posten din ved UiO er din eiendom, og UiO er avskåret fra innsyn. UiO kan dermed heller ikke gå inn på hjemmeområder eller mapper du har på PC-en, uten i de unntakstilfellene som er ramset opp, og de kan ikke sies å omfatte studenter. For studenter er det nok langt mindre grunn til å tro at arbeidsgiver, det vil si fakultet eller institutt, vil ha et behov for å få tilgang til materiale studenter sitter på – jussen går ikke konk om man ikke leverer en fakultetsoppgave eller to. Begrepet ”virksomhetsrelatert” må nok være enda smalere på et lærested, og selv rene faglige e-poster må anses som personlige e-poster for studentenes del. Men i eksamenstilfeller kan det være behov for å kunne kontrollere datamaskiner og e-poster. Dog, slik reglene er utformet, er det vanskelig å se at selv dette kan bli aktuelt, blant annet fordi juks ved eksamen etter universitetsloven ikke er straffbart (juks møtes kun med annullering og/eller utvisning, universitetsloven §§ 5-1 og 5-2, og dermed gjelder ikke unntakstilfellene i § 9-5 om innsyn, som kun er anvendelig dersom det er en del av et straffbart forhold. Dette er en innstramming i forhold til dagens regler, som bare krever en interesseovervekt for å skaffe lærestedet innsyn. Dermed kan studentene komme sterkere ut dersom forslaget blir vedtatt i sin nåværende form.
§ 9-3 Hovedregel
Arbeidsgiver har ikke adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i en ansatts personlige e-postkasse. Det samme gjelder for annen elektronisk kommunikasjon og for elektronisk lagrede opplysninger for øvrig.
Arbeidsgiver har ikke adgang til å overvåke ansattes bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: